Le rôle de la direction ou service juridique
Nous avons, dans la première partie, montré les risques que courrait une entreprise ne disposant pas de service juridique. Dans celle-ci, nous exposerons la mission de ce service au sein de l’administration, ce qu’il apporte à la compétitivité et la sécurité des transactions possibles dans la vie économique.
Différence entre le cabinet d’avocat et le service juridique
On pense que le service juridique peut être substitué par un cabinet d’avocat. C’est d’ailleurs ce qui se fait généralement dans le secteur des affaires. Le plus souvent, le cabinet créateur de l’entreprise « gère » les risques. Cette substitution, pour certains, va de soit puisqu’ils disposent des mêmes connaissances juridiques. Cependant, il existe certaines différences entre ces deux entités. En premier lieu, pour le cabinet, l’entreprise est un client parmi tant d’autres dont les dossiers sont classés par priorité et rentabilité. Tandis que le service n’a que l’entreprise comme objet de préoccupation. En second lieu, le cabinet ayant beaucoup de dossiers à traiter, il ne peut connaitre à la perfection, sinon pas du tout, la vie de l’entreprise. Il ne peut donc pas faire de prévision ni de prévention sur les risques potentiels. Voila pourquoi l’entreprise les consulte le plus souvent après la réception d’une sommation ou d’une assignation alors que le service juridique est une partie de l’administration. Cela implique qu’il sache tout de l’entreprise vu qu’il serait une pièce de la machine. Enfin, le cabinet d’avocats est constitué de professionnels qui travaillent sur plusieurs branches du droit (droit civil, pénal, commercial, etc.) alors que les juristes de votre service juridique ne se concentrent que sur le droit des affaires, donc sont plus efficaces et plus proactifs. Ce sont les principales différence entre se reférer à un cabinet d’avocats le cabinet d’avocats et l’intégration d’un service juridique.
Le lien entre la direction et le service juridique
Nous avions aussi parlé de service juridique et de direction juridique mais ils ne sont pas totalement différents. La direction autant que le service juridique ont le même rôle; celui de protéger l’entreprise contre les risques légaux. Mais la taille de l’entreprise peut avoir une incidence sur le choix du service ou de la direction juridique. Une entreprise en pleine croissance peut disposer d’un service avec un ou deux juristes tandis qu’une grande entreprise penchera pour la direction avec un directeur et plusieurs juristes spécialisés (droit des contrats, fiscalité, recouvrement, etc.). Toutefois la taille n’est pas le seul facteur : la forme de management, le chiffre d’affaire ou le secteur d’activité peut sensiblement influencer le type d’unité juridique dans l’institution.
La mission du service juridique
Le service juridique guide le manager afin que ces décisions respectent les dispositions légales. Ce n’est pas un tribunal institué au sein du management mais un conseillé qui, bien qu’étant aussi motivé que le reste de l’équipe au profit de l’entreprise, veille à ce que ces décisions tout en étant productives soient juridiquement correctes. Sa mission n’est pas de bloquer les projets de l’entreprise mais de recommander des modifications plus ou moins substantielles. Par exemple, de modifier un plan marketing impliquant une concurrence déloyale.
Il assiste et organise les Assemblées Générales ou les Conseils d’Administration. Imaginez des invitations d’actionnaires irrégulières ou un procès-verbal non conforme aux dispositions sur les procédures de réunion. Tout serait à refaire dans de telles situations.
Le service ou la direction contrôle la légalité des contrats, prévoit les risques qu’ils pourraient impliqués, surveille leur expiration (contrats de bail). Les contrats représentent une des grandes activités juridique de l’entreprise qui en signe régulièrement. Et lors de la négociation des contrats le service juridique guide le manager en fonction des protections qu’offre la loi lors de la négociation du contrat. Il supervise leur exécution et prévient les risques d’inexécution ou de mésinterprétation. Il étudie les avantages et inconvénients d’une résiliation, résolution ou annulation de contrat. Il sait quand ils sont arrivés à terme pour éviter des obligations inutiles et à perte.
Il seconde la direction des ressources humaines dans le traitement des employés. Il étudie les contrats de travail et veille à ce que les mesures de sécurité de travail soient respectées. Il évalue la conformité des résiliations de contrat de travail ou licenciement. Il représente l’entreprise à la Direction du travail en cas d’invitation. Il vérifie que tous les documents sont enregistrés (les règlements intérieurs).
Il surveille aussi les publications et/ou abrogations des lois, des arrêtés ou les avis du Ministère du Commerce. Le service s’occupe de l’archivage des publications du Journal Officiel « le Moniteur » où sont publiés les statuts de sociétés, les marques enregistrées, les modifications de statut, les chiffres d’affaires, etc.
Il Lance les procédures de recouvrement de créances en collaboration avec la comptabilité et le cabinet d’avocats en cas de litiges. Le service juridique est le meilleur interlocuteur du cabinet puisque se situant entre le management et le droit il connait très bien la vie juridique de l’entreprise. Parfois il assiste les avocats au cours des procès leur donnant au besoin les éléments de sa plaidoirie.
Et les petites entreprises ?
Nous conclurons avec les petites entreprises qui souvent n’ont pas de budget pour avoir un tel service. Nous les conseillons de payer les services d’un cabinet pour un audit régulier une ou plusieurs fois par mois dépendamment de la taille de vos transactions. Elles peuvent aussi employer à temps partiel un juriste d’entreprise avec les même modalités que pour le cabinet. L’essentiel c’est d’avoir un système de prévention des risques juridiques afin d’avoir le moins d’entraves légal possible.
La direction ou service juridique est d’une extrême importance pour la bonne marche d’une entreprise même dans un pays comme Haïti. Ses responsabilités grandissent de jour en jour au sein de l’entreprise. De nos jours, on parle de manager juridique. Dans les pays occidentaux, le service passe d’organe de consultation à organe de décision stratégique. Si après avoir lu cet article vous n’êtes toujours pas convaincu, songez un instant que chaque institution publique du pays en dispose.
Philippe Junior Volmar
Juriste
